主委 / 理事長 / 總幹事 專用指南

社區獨立運作的範圍

• 提交社區申請（通過平台審核後啟用）
• 自行產生邀請碼、邀請住戶加入
• 上傳所有權人名冊，讓住戶自助掃描 QR 碼完成身分驗證
• 自行管理社區成員與角色
• 獨立管理案件（修繕、工程、爭議），其他社區看不到
• 發布社區公告（一般 / 緊急 / 活動），支援附件與置頂
• 管理社區文件庫，審核住戶索取申請
• 審核住戶裝修申請並自動通知保證金繳交資訊
• 發起工程招標或工程發包，邀請廠商報價並決標
• 自行新增廠商到名錄（管理員新增直接核准）
• 使用 AI 爭議諮詢與知識庫

社區之間共享的資源

• 公開廠商名錄（所有社區的核准廠商都可查看）
• AI 知識庫（法規、案例、新聞文章）
• 政府補助方案資料庫
• 社區健康檢查評估工具

為確保平台上每個社區都是真實的合法管委會，三和雲採用審核制：申請後由平台確認身分，核准後社區才正式啟用。

1. 1前往 harmonyhub.cc/login，使用 Google 帳號 或 LINE 帳號 登入
2. 2首次登入自動建立帳號，系統偵測您尚未加入社區，導向「社區導入」頁面
3. 3選擇 「我是社區管理員，要把社區導入三和雲」，填寫社區名稱與地址
4. 4選擇您的組織報備狀態（見下方三種申請路線），上傳對應文件
5. 5送出後進入審核中狀態，可前往 /pending 頁面追蹤進度
6. 6平台核准後，社區正式啟用，邀請碼功能解鎖，可開始邀請住戶

三種申請路線

審核流程

• 平台通常於 1–3 個工作日內完成審核
• 可前往 /pending 頁面即時查看審核狀態
• 若申請被駁回，頁面上會顯示駁回原因，說明需補充哪些文件或資訊
• 修正後可重新送件申請

文件保護

社區通過審核後，所有上傳至三和雲的文件都受到軟刪除保護：

• 刪除操作不會永久移除檔案，而是記錄「誰在何時刪除」並隱藏
• 保全公司更換或人員異動，不會造成歷史紀錄永久消失
• 如需還原誤刪的文件，聯繫平台管理員即可復原

邀請碼拿到就可以發。已經上傳所有權人名冊的社區，住戶比對姓名後自己就能加入； 還沒上傳名冊，住戶會改成送出加入申請，由您在「社區成員」頁核准（見下方「審核加入申請」）。

社區的邀請碼

1. 1社區核准時，平台會寄出核准通知信，信裡有社區的 8 碼邀請碼（如 QG3DTYA9）和一張 QR Code。這組碼長期有效（5 年、最多 999 人），可以一直貼在公告欄
2. 2登入後，從左側選單展開 「更多服務」，進入 「社區成員」。「邀請碼管理」會顯示目前的邀請碼和它的 QR Code，旁邊的按鈕可以複製邀請碼
3. 3QR Code 下方的 「下載 QR Code」 會存成圖檔，方便放進 LINE 群組；「列印」 會開出一張只有社區名稱、QR Code 和邀請碼的頁面，印出來就能貼公告欄
4. 4社區還沒有有效的邀請碼時，按 「產生邀請碼」 就會產生一組，一樣是 5 年、最多 999 人

發送邀請碼給住戶

將邀請碼透過以下方式通知住戶：

• LINE 社區群組訊息
• 公告欄張貼
• 紙本通知單
• 管委會會議宣布

住戶加入後

住戶輸入邀請碼後，在名冊上找到自己的門牌、輸入所有權人姓名，比對通過就成為社區成員（住戶角色）。 比對不過，或社區還沒有名冊，住戶可以送出加入申請，等您核准。 完整流程與管委會收到的通知，請看下方「匯入之後的異動」。

姓名比對只認得名冊上的所有權人。家人記不得所有權人的登記姓名、租客、名冊還沒上傳，或名冊有漏， 這些住戶都可以改送「加入申請」，由管委會確認是本社區住戶後核准。

住戶怎麼送出申請

1. 1照平常一樣輸入邀請碼或掃 QR Code
2. 2社區還沒有名冊：直接進到 「申請加入」 的表單。 有名冊但姓名比對不過：按 「名冊上找不到我？送出申請給管委會審核」
3. 3填自己的姓名、身份（所有權人、配偶、直系親屬、親友、契約承租人、租客）和門牌（有名冊就從名冊選，沒有就自己寫）， 電話和想跟管委會說的話可以不填，按 「送出申請」
4. 4住戶的畫面會停在 「已送出申請，等待管委會審核」，不必再輸入一次邀請碼

管委會怎麼審核

1. 1有新申請時，社區管理員和管委會委員會收到「新的加入申請」通知信
2. 2從左側選單展開 「更多服務」，進入 「社區成員」。 最上面的 「待審核加入申請」 列出每一筆：姓名、身份、門牌、電話、留言、登入帳號和送出時間（沒有待審核的申請時，這一區不會出現）
3. 3確認是住戶就按 「核准」：他馬上成為社區成員，回到 App 就會直接進入社區，不用重新登入
4. 4不認識就按 「拒絕」，可以寫拒絕原因（會寄給申請人），再按 「確定拒絕」。 申請人改好資料可以再送一次

名冊是一戶一列的所有權人清單。住戶加入社區時，要在名冊上找到自己的門牌、輸入所有權人姓名，比對通過才能加入； 開會簽到、分棟選管理委員也都用這份名冊。只有社區管理員可以上傳與查看名冊。

第一次匯入

1. 1從左側選單展開 「更多服務」，點 「所有權人名冊」（/dashboard/residents/registry）
2. 2在上傳框下方點 下載範本，會下載 registry-template.xlsx。範本裡有三列範例，照著格式一戶填一列，填完把範例刪掉
3. 3把填好的檔案拖進上傳框，或點 「點此選擇檔案」（.xlsx、.xls、.csv 都可以）
4. 4系統會自己找出名冊在哪一張工作表、標題在哪一列，並把每個欄位對應到檔案的欄。畫面列出對應結果和前 10 筆預覽， 對應錯了可以用下拉選單改；編號、所有權人、地址三欄一定要對應到
5. 5確認無誤後按 「確認匯入」。成功會顯示「匯入完成：新增 5 筆，更新 0 筆」，下方「已上傳」表格就是目前的名冊

每一欄填什麼

範本沒有的「戶別」欄（標題寫「戶別」或「建號」）也讀得到，會顯示在名冊表格和住戶選門牌的清單上。 空白列和名冊最後的合計列（戶數、合計、總計）會自動略過。

上傳被擋下來時

只要有一列有問題，整份檔案都不會匯入，名冊維持原樣。訊息裡的「第幾列」就是 Excel 左邊的列號（標題是第 1 列）。 在原始檔案改好，按「重新選擇」再上傳一次即可。

名冊匯入以後，住戶過戶、新住戶搬進來、家人和租客要加入，都在這裡處理。

再上傳一次名冊會怎樣

• 系統用 編號 對照：名冊裡已經有的編號，更新那一戶；沒看過的編號，新增一戶
• 這次檔案裡沒有的戶，原封不動留在名冊上，不會被刪除
• 所有權人和地址以新檔案為準；棟別、持分、代號、車位號這幾格空著，不會清掉原本的資料
• 完成後畫面會寫新增幾筆、更新幾筆，例如「匯入完成：新增 1 筆，更新 2 筆」

新增、修改、刪除一戶

只動一戶的話，在名冊頁下方的表格直接做，不必另外做一份 Excel 再匯入。

1. 1新增一戶：按表格右上角的 「新增一戶」，填編號、所有權人、地址（必填）， 其他欄位沒有就留空，按 「新增這一戶」。所有權人有兩位以上，用「、」分開
2. 2修改一戶（過戶換所有權人、改地址、改代號或車位、改持分）：在那一戶最右邊按 「編輯」， 改好後按 「儲存修改」
3. 3改編號：一樣按「編輯」，把編號改掉。改的是同一戶，不會多出一戶，已經驗證的住戶照樣連著這一戶
4. 4刪除一戶：在那一戶最右邊按 「刪除」，再按 「確定刪除」
5. 5只改棟別：在名冊表格的「分區」欄直接點一下，輸入（例：C棟）後按「儲存」

新住戶怎麼加入

把社區的邀請碼交給住戶，住戶照下面的步驟自己完成：

1. 1用 Google 或 LINE 登入三和雲，按 「開始」，選 「加入社區」，輸入 8 碼邀請碼後按 「加入社區」
2. 2選擇您的門牌：從名冊的門牌清單找到自己家（可以搜尋地址或編號），按「下一步」
3. 3輸入所有權人姓名：輸入名冊上任何一位所有權人的完整姓名，按 「比對姓名」。 不對會顯示「姓名與所有權人名冊不符，請聯絡社區管理員確認」，並出現 「名冊上找不到我？送出申請給管委會審核」， 改送加入申請；錯太多次會顯示「嘗試次數過多，請聯絡社區管理員」
4. 4身份與用途：選自己的身份（所有權人、配偶、直系親屬、親友、契約承租人、租客）和單位用途（住家、工作室、辦公、住辦、其他），按 「完成驗證」
5. 5驗證完成就是社區住戶，「社區成員」頁會在他的名字下面顯示「戶別：」和門牌地址

管委會怎麼把關

• 姓名比對通過的住戶直接加入，不必逐一核准，所以請確認名冊上的所有權人姓名正確。 比對不過的人送來的加入申請，才需要您核准
• 每有一位住戶完成驗證，系統會寄一封「新住戶完成認證」通知信給這個社區的社區管理員和管委會委員，信裡有門牌、他輸入的姓名和帳號名稱
• 不認識的人：到「社區成員」頁，在他那一列按 「移除」，再按 「確定移除」。 被移除的帳號沒辦法再用邀請碼回到這個社區；要讓他回來，請平台管理員重新指派

家人、租客怎麼加入

• 名冊只放所有權人，不必把家人或租客寫進名冊
• 每個人用自己的帳號走一次上面的「新住戶怎麼加入」：選同一個門牌，輸入所有權人的姓名（不是自己的）， 身份選配偶、直系親屬、親友、契約承租人或租客。不知道所有權人登記的姓名，就改送加入申請
• 同一戶可以有好幾個人加入，每個人都會出現在「社區成員」頁，名字下面是同一個門牌

發布社區公告，支援 PDF / 圖片附件，並可設定置頂與到期日。

1. 1從側邊欄進入 「公告管理」（/dashboard/announcements）
2. 2點選 「新增公告」
3. 3填寫公告標題，選擇 公告者身份（主任委員 / 副主委 / 管理委員 / 監察委員 / 總幹事 / 兼職總幹事 / 管理員 / 社區幹事 / 物業管理 / 保全）
4. 4選擇公告類型：一般 / 緊急 / 活動
5. 5填寫公告內容，視需要上傳附件（PDF 或圖片）
6. 6可選擇性設定 置頂（固定顯示在列表頂端）與 到期日（到期後自動下架）
7. 7點選「發布」，公告立即對社區所有成員顯示

集中管理社區重要文件（會議記錄、規約、合約、安檢報告等）。住戶可在線瀏覽，需索取實體檔案時提出申請，由管理員核准後發送限時下載連結。

上傳文件

1. 1從側邊欄進入 「社區文件庫」（/dashboard/documents）
2. 2點選 「上傳文件」，選擇檔案（PDF、Word、圖片均可）
3. 3填寫文件分類（例：會議記錄 / 規約 / 工程合約 / 安檢報告）與說明
4. 4上傳完成後，社區成員即可在線瀏覽（iframe 嵌入，無下載按鈕）

審核住戶索取申請

住戶若需要下載完整檔案，需提出索取申請（附理由）。您審核後系統自動發送 7 天有效的下載連結。

1. 1在文件庫頁面點選 「索取申請」 分頁，查看待處理申請
2. 2確認申請人與索取理由後，點選 「核准」
3. 3系統自動發送 HMAC 簽名的限時連結（7 天有效）至申請人 Email

住戶送出裝修申請後，管理員審核通過，系統自動寄送繳交保證金的銀行帳號資訊給住戶。

前置設定：社區銀行帳號

1. 1先至 「社區設定」（/dashboard/settings/community）填寫管委會銀行帳戶資訊
2. 2儲存後，系統才能在核准裝修申請時自動帶入帳號資訊

審核裝修申請

1. 1從側邊欄進入 「裝修登記」（/dashboard/renovation）
2. 2查看待審申請（戶號、裝修類型、施工期間、保證金金額，以及最多 10 個附件）
3. 3確認後點選 「核准」
4. 4系統自動寄送 Email 給住戶，信中顯示銀行帳號末 4 碼（遮罩）及需登入才能查看完整帳號的連結，確保帳號資訊安全

針對社區修繕或工程需求，邀請多家廠商報價，從廠商回覆中選定得標廠商，系統自動通知所有參與廠商結果。 有招標文件就用「工程招標」，上傳文件請廠商報價；還沒有文件就用「工程發包」，寫下工程內容請廠商估價。 流程和法規可參考 招標參考資料。

1. 1從側邊欄進入 「工程媒合」（/dashboard/quotes）
2. 2點選 「發起工程招標」（上傳招標文件，PDF、Word、Excel 或圖片）或「發起工程發包」（填寫工程名稱和工程內容），預算金額可不填，再設定截止時間
3. 3邀請 1–10 家廠商：可從廠商名錄直接選取，或輸入外部廠商 Email 發送邀請
4. 4受邀廠商在截止時間前提交報價（金額 / 工期 / 保固，可附 PDF 附件）
5. 5截止後，在「收到的報價」中比較各廠商報價
6. 6選擇得標廠商，填寫 至少 10 字的決標理由，點選「決標」
7. 7系統自動發送 Email：得標廠商收到恭賀通知，未得標廠商收到婉謝通知

用名片快速新增廠商

1. 1前往 廠商名錄，確認已登入
2. 2點選右下角浮動按鈕 「名片建檔」
3. 3拍照或上傳廠商名片圖片（JPG / PNG / WebP，最大 10MB）
4. 4AI 自動辨識名片上的公司名稱、聯絡人、電話、服務類別、證照、服務地區
5. 5確認或修改辨識結果
6. 6點選「新增至廠商名錄」→ 因為您是管理員，直接核准並顯示在公開名錄

審核廠商申請

廠商自行上傳名片時，狀態為「待審核」。您需要審核後才會公開顯示。

1. 1登入 → 營運後台 → 「廠商審核」
2. 2在「待審核」分頁查看廠商資料（名稱、類別、證照、聯絡方式）
3. 3點選 「核准」（公開顯示）或 「退件」（不通過）

上傳會議記錄、法規文件、爭議案例等 PDF 或圖片，AI 會自動閱讀並摘要，加入知識庫作為 AI 爭議諮詢的參考資料。

1. 1登入 → 營運後台 → 「知識庫管理」→「新增知識」
2. 2點選上傳區域，選擇 PDF 或圖片（最大 10MB）
3. 3點選 「AI 摘要」 → AI 自動填入標題、內容、分類、法規引用、標籤
4. 4確認或修改 AI 產生的摘要
5. 5儲存 → 知識條目建立完成，AI 爭議諮詢即可參考

建議上傳的文件類型

• 區分所有權人會議（區權會）記錄
• 管委會會議記錄
• 社區規約
• 爭議調解或判決案例
• 相關法規文件（公寓大廈管理條例、函釋）
• 社區管理相關新聞報導

完成以下步驟，您的社區就能完整使用三和雲：