主委 / 理事長 / 總幹事 專用指南

社區獨立運作的範圍

• 提交社區申請（通過平台審核後啟用）
• 自行產生邀請碼、邀請住戶加入
• 上傳所有權人名冊，讓住戶自助掃描 QR 碼完成身分驗證
• 自行管理社區成員與角色
• 獨立管理案件（修繕、工程、爭議），其他社區看不到
• 發布社區公告（一般 / 緊急 / 活動），支援附件與置頂
• 管理社區文件庫，審核住戶索取申請
• 審核住戶裝修申請並自動通知保證金繳交資訊
• 發起比價發包，邀請廠商報價並決標
• 自行新增廠商到名錄（管理員新增直接核准）
• 使用 AI 爭議諮詢與知識庫

社區之間共享的資源

• 公開廠商名錄（所有社區的核准廠商都可查看）
• AI 知識庫（法規、案例、新聞文章）
• 政府補助方案資料庫
• 社區健康檢查評估工具

為確保平台上每個社區都是真實的合法管委會，三和雲採用審核制——申請後由平台確認身分，核准後社區才正式啟用。

1. 1前往 harmonyhub.cc/login，使用 Google 帳號 或 LINE 帳號 登入
2. 2首次登入自動建立帳號，系統偵測您尚未加入社區，導向「社區導入」頁面
3. 3選擇 「我是社區管理員，要把社區導入三和雲」，填寫社區名稱與地址
4. 4選擇您的組織報備狀態（見下方三種申請路線），上傳對應文件
5. 5送出後進入審核中狀態，可前往 /pending 頁面追蹤進度
6. 6平台核准後，社區正式啟用，邀請碼功能解鎖，可開始邀請住戶

三種申請路線

審核流程

• 平台通常於 1–3 個工作日內完成審核
• 可前往 /pending 頁面即時查看審核狀態
• 若申請被駁回，頁面上會顯示駁回原因，說明需補充哪些文件或資訊
• 修正後可重新送件申請

文件保護

社區通過審核後，所有上傳至三和雲的文件都受到軟刪除保護：

• 刪除操作不會永久移除檔案，而是記錄「誰在何時刪除」並隱藏
• 保全公司更換或人員異動，不會造成歷史紀錄永久消失
• 如需還原誤刪的文件，聯繫平台管理員即可復原

產生邀請碼

1. 1登入後，從側邊欄進入「社區成員」頁面
2. 2點選 「建立邀請碼」
3. 3系統產生一組 6 碼邀請碼（如 K3X7M9）

發送邀請碼給住戶

將邀請碼透過以下方式通知住戶：

• LINE 社區群組訊息
• 公告欄張貼
• 紙本通知單
• 管委會會議宣布

住戶加入後

住戶使用邀請碼加入後，會自動成為社區成員（住戶角色），可以查看社區案件進度。 您可以在「社區成員」頁面管理所有已加入的成員。

上傳所有權人名冊 Excel，讓住戶可以自助掃描 QR 碼完成身分驗證，確認其與社區的關係（所有權人、租戶、家屬等）。

上傳所有權人名冊

1. 1從側邊欄進入 「所有權人名冊」（/dashboard/residents/registry）
2. 2點選 「上傳 Excel」，選取您的所有權人名冊檔案（.xlsx / .xls）
3. 3系統自動偵測欄位對應——若有多欄可能是「戶號」或「姓名」，系統會列出選項請您確認
4. 4確認欄位對應後按「匯入」，名冊即上傳完成

住戶自助驗證流程

名冊上傳後，系統自動為每位住戶產生專屬 QR Code。您可以將 QR Code 列印張貼或傳送給住戶。

1. 1住戶掃描 QR Code → 進入驗證頁面
2. 2輸入所有權人姓名（與名冊比對）→ 輸入正確即通過身分核對
3. 3選擇自身與該戶的關係：所有權人 / 租戶 / 家屬 / 其他
4. 4選擇用途：自住 / 出租 / 空置
5. 5驗證完成，帳號與社區戶籍正式連結

發布社區公告，支援 PDF / 圖片附件，並可設定置頂與到期日。

1. 1從側邊欄進入 「公告管理」（/dashboard/announcements）
2. 2點選 「新增公告」
3. 3填寫公告標題，選擇 公告者身份（主任委員 / 副主委 / 管理委員 / 監察委員 / 總幹事 / 兼職總幹事 / 管理員 / 社區幹事 / 物業管理 / 保全）
4. 4選擇公告類型：一般 / 緊急 / 活動
5. 5填寫公告內容，視需要上傳附件（PDF 或圖片）
6. 6可選擇性設定 置頂（固定顯示在列表頂端）與 到期日（到期後自動下架）
7. 7點選「發布」，公告立即對社區所有成員顯示

集中管理社區重要文件（會議記錄、規約、合約、安檢報告等）。住戶可在線瀏覽，需索取實體檔案時提出申請，由管理員核准後發送限時下載連結。

上傳文件

1. 1從側邊欄進入 「社區文件庫」（/dashboard/documents）
2. 2點選 「上傳文件」，選擇檔案（PDF、Word、圖片均可）
3. 3填寫文件分類（例：會議記錄 / 規約 / 工程合約 / 安檢報告）與說明
4. 4上傳完成後，社區成員即可在線瀏覽（iframe 嵌入，無下載按鈕）

審核住戶索取申請

住戶若需要下載完整檔案，需提出索取申請（附理由）。您審核後系統自動發送 7 天有效的下載連結。

1. 1在文件庫頁面點選 「索取申請」 分頁，查看待處理申請
2. 2確認申請人與索取理由後，點選 「核准」
3. 3系統自動發送 HMAC 簽名的限時連結（7 天有效）至申請人 Email

住戶送出裝修申請後，管理員審核通過，系統自動寄送繳交保證金的銀行帳號資訊給住戶。

前置設定：社區銀行帳號

1. 1先至 「社區設定」（/dashboard/settings/community）填寫管委會銀行帳戶資訊
2. 2儲存後，系統才能在核准裝修申請時自動帶入帳號資訊

審核裝修申請

1. 1從側邊欄進入 「裝修登記」（/dashboard/renovation）
2. 2查看待審申請——包含戶號、裝修類型、施工期間、保證金金額，以及最多 10 個附件
3. 3確認後點選 「核准」
4. 4系統自動寄送 Email 給住戶，信中顯示銀行帳號末 4 碼（遮罩）及需登入才能查看完整帳號的連結，確保帳號資訊安全

針對社區修繕或工程需求，邀請多家廠商報價，從廠商回覆中選定得標廠商，系統自動通知所有參與廠商結果。

1. 1從側邊欄進入 「比價發包」（/dashboard/quotes）
2. 2點選 「新增比價」，填寫工程說明、預算範圍、截止時間
3. 3邀請 1–10 家廠商：可從廠商名錄直接選取，或輸入外部廠商 Email 發送邀請
4. 4受邀廠商在截止時間前提交報價（金額 / 工期 / 保固，可附 PDF 附件）
5. 5截止後，在「收到的報價」中比較各廠商報價
6. 6選擇得標廠商，填寫 至少 10 字的決標理由，點選「決標」
7. 7系統自動發送 Email：得標廠商收到恭賀通知，未得標廠商收到婉謝通知

用名片快速新增廠商

1. 1前往 廠商名錄，確認已登入
2. 2點選右下角浮動按鈕 「名片建檔」
3. 3拍照或上傳廠商名片圖片（JPG / PNG / WebP，最大 10MB）
4. 4AI 自動辨識名片上的公司名稱、聯絡人、電話、服務類別、證照、服務地區
5. 5確認或修改辨識結果
6. 6點選「新增至廠商名錄」→ 因為您是管理員，直接核准並顯示在公開名錄

審核廠商申請

廠商自行上傳名片時，狀態為「待審核」。您需要審核後才會公開顯示。

1. 1登入 → 營運後台 → 「廠商審核」
2. 2在「待審核」分頁查看廠商資料（名稱、類別、證照、聯絡方式）
3. 3點選 「核准」（公開顯示）或 「退件」（不通過）

上傳會議記錄、法規文件、爭議案例等 PDF 或圖片，AI 會自動閱讀並摘要，加入知識庫作為 AI 爭議諮詢的參考資料。

1. 1登入 → 營運後台 → 「知識庫管理」→「新增知識」
2. 2點選上傳區域，選擇 PDF 或圖片（最大 10MB）
3. 3點選 「AI 摘要」 → AI 自動填入標題、內容、分類、法規引用、標籤
4. 4確認或修改 AI 產生的摘要
5. 5儲存 → 知識條目建立完成，AI 爭議諮詢即可參考

建議上傳的文件類型

• 區分所有權人會議（區權會）記錄
• 管委會會議記錄
• 社區規約
• 爭議調解或判決案例
• 相關法規文件（公寓大廈管理條例、函釋）
• 社區管理相關新聞報導

完成以下步驟，您的社區就能完整使用三和雲：